Prozessunterstützung durch Digitalisierung

location

Bern oder Homeoffice

calendar

Ganzjährig

entrepreneurial

Unternehmertum

Derzeit erfolgen viele unserer organisatorischen und administrativen Abläufe – insbesondere im Bereich Vernetzung und Kontaktpflege, Freiwilligenmanagement, Terminkoordination, Dokumentation und Kommunikation – überwiegend manuell mit Excel-Tabellen.

Diese Arbeitsweise ist fehleranfällig, zeitaufwendig und erschwert den Austausch mit Projektbeteiligten. Mit ständigem Wachstum der Organisation stösst die bisherige Arbeitsweise zunehmend an ihre Grenzen. Eine Digitalisierung der Hauptprozesse ist unverzichtbar, um Qualität, Effizienz und Skalierbarkeit unserer Arbeit zu sichern.

Sie erhalten Einblick in eine junge gemeinnützige Organisation mit viel Gestaltungsspielraum.

Einsatzdauer:

Ihr Einsatz kann flexibel, punktuell und in Absprache erfolgen, je nach Ihren Möglichkeiten definiert werden.

Einsatzort:

Vor Ort im Büro in Bern oder im Home-Office.

Ablauf:

Gemeinsam mit der Geschäftsstelle sollen folgende Tätigkeiten umgesetzt werden:

  • Bedarfsanalyse und Auswahl geeigneter Softwarelösungen (z. B. CRM-System, Projektmanagement-Tools)
  • Implementierung und Anpassung der Software an die Bedürfnisse von malreden
  • Schulung der Mitarbeitenden und freiwillig Engagierten im Umgang mit den neuen digitalen Werkzeugen
  • Entwicklung von Vorlagen und automatisierten Prozessen zur Standardisierung wiederkehrender Abläufe
  • Dokumentation und Evaluation des Digitalisierungsprozesses
     

Einführung:

Die Geschäftsstelle führt die Freiwilligen in die einzelnen Tätigkeiten ein.

Betreuung:

Die Betreuung der Freiwilligen erfolgt in Absprache mit der Geschäftsstelle.

Aufgaben:

  • Ablösung von Excel-Tabellen durch ein Kontaktmanagement-Tool
  • Minimierung des Administrationsaufwands in Zusammenarbeit mit Freiwilligen
  • Entwicklung oder Einführung eines matching-Tools für Gesprächstandem
  • Unterstützung der Kommunikationsaktivitäten 

Anforderungen:

  • Kenntnisse bestehender Tools im Bereich Datenmanagement
  • Erfahrung im Prozess Digitalisierung (IT-Kenntnisse von Vorteil)
  • Bereitschaft, punktuell vor Ort (Region Bern) zu arbeiten

Nutzungsbedingungen:

Eigener Laptop

Sprache (beim Projekt)

Deutsch

Unser Projektpartner:
Verein Silbernetz Schweiz

malreden ist ein telefonisches Gesprächsangebot des Vereins Silbernetz Schweiz für ältere Menschen, das täglich von 9 - 20 Uhr unter der Gratisnummer 0800 890 890 erreichbar ist. Geschulte Freiwillige hören zu und ermutigen zur Selbsthilfe. Das dreiteilige Angebot besteht aus einem Alltagstelefon, einem Gesprächstandem und der Infovermittlung zu weiteren passenden Angeboten. Alle Anrufe sind kostenlos, anonym und vertraulich. malreden versteht sich als niederschwellige Ergänzung zu den bestehenden Angeboten des Sozial- und Gesundheitswesens und entlastet Akteure im Bereich Alter.

Zur Website